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Politique visant la protection des renseignements personnels

Altamira s'efforce continuellement d'offrir à ses clients des services et des conseils de tout premier ordre. Cet engagement nous impose, entre autres, de veiller attentivement à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels que vous nous avez donnés ou que nous avons recueillis autrement sur vous.

Pour conforter votre confiance, Altamira a adopté une Politique visant la protection des renseignements personnels ; les questions et réponses qui suivent expliquent la façon dont nous procédons pour assurer la sécurité des renseignements qui vous concernent.

1.  Pourquoi Altamira a-t-elle besoin de renseignements sur vous ?
2.  Quels renseignements recueillons-nous sur vous ?
3.  À quelles fins utilisons-nous ces renseignements ?
4.  Avec qui partageons-nous ces renseignements ?
5.  Où conservons-nous ces renseignements ?
6.  Comment ces renseignements sont-ils protégés ?
7.  Que fait Altamira pour limiter l'utilisation de ces renseignements ?
8.  Comment Altamira recueille, utilise et protège-t-elle les renseignements reçus par Internet ?
9.  Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels ?
10.  À qui pouvez-vous vous adresser à propos de la protection de vos renseignements personnels ?

1. Pourquoi Altamira a-t-elle besoin de renseignements sur vous ?    Haut de la page

Tout simplement, nous avons besoin de ces renseignements pour réagir efficacement à vos demandes de services en placement. Toutefois, nous ne recueillons jamais plus de renseignements qu'il nous en faut pour vous servir et pour nous conformer à la loi et aux règlements.

2. Quels renseignements recueillons-nous sur vous ?    Haut de la page

• Les renseignements personnels et financiers contenus dans vos demandes d'ouverture de compte ou demandes de renseignements sur nos produits. Les renseignements personnels peuvent comprendre votre nom, votre adresse, votre numéro d'assurance sociale, votre date de naissance, et des détails sur vos comptes en banque et sur votre emploi. Ils peuvent inclure aussi des renseignements communiqués par votre conjoint ou votre bénéficiaire (selon le type de compte que vous avez chez Altamira). Les renseignements financiers peuvent comprendre votre revenu annuel et la valeur globale de votre patrimoine ;

• Les renseignements que vous communiquez à des représentants d'Altamira à l'occasion d'entretiens téléphoniques enregistrés aux fins décrites ci-dessous ;

• Les renseignements que vous nous donnez dans vos messages électroniques ou demandes d'informations ;

• Les renseignements que votre navigateur envoie sur le genre de navigateur que vous utilisez et sur la configuration de votre ordinateur ; ces renseignements vous permettent de communiquer efficacement avec nous ;

• Les renseignements que vous donnez pour adhérer à AltaAccès en direct ;

• Les renseignements du fichier journal. Pour améliorer continuellement notre site, nous examinons dans les journaux créés par nos serveurs les données relatives à la façon dont ce site est utilisé et aux types de navigateurs que possèdent les utilisateurs, et diverses données démographiques très limitées. Nous n'essayons pas de savoir qui sont ces utilisateurs ; et

• Les renseignements personnels et financiers que vous donnez quand vous répondez à un sondage ou à un questionnaire, ou en participant à un groupe de concentration ou autre initiative de marketing.

3. À quelles fins utilisons-nous ces renseignements ?    Haut de la page

Nous utilisons ces renseignements aux fins suivantes :

• pour vous identifier ;

• pour réagir avec professionnalisme à vos besoins en placements ;

• pour ouvrir votre compte et le tenir à jour, et enregistrer et sauvegarder vos données ;

• pour connaître suffisamment votre situation financière pour vous donner des conseils financiers appropriés ;

• pour nous conformer à la règle touchant la connaissance du client que prévoient les lois régissant le commerce des valeurs mobilières au Canada ;

• pour exécuter vos opérations, y compris les virements électroniques de fonds ;

• pour exercer un contrôle de la qualité pendant les entretiens téléphoniques avec nos représentants ;

• pour effectuer, à des fins de protection mutuelle, des vérifications sur les entretiens téléphoniques liés à des ordres avec nos représentants ;

• pour vous fournir des services réguliers, tels que l'établissement et l'envoi de vos relevés de compte, de vos avis d'exécution, de vos reçus fiscaux, et des procurations et autres renseignements qu'exige la bonne administration de votre compte ;

• pour créer et vous proposer d'autres produits et services qui pourraient vous être utiles ; et

• pour nous conformer aux exigences des lois et des règlements officiels au Canada, y compris les dispositions régissant le blanchiment d'argent.

4. Avec qui partageons-nous ces renseignements ?     Haut de la page

Altamira ne vend pas de renseignements personnels sur ses clients et n'en fait aucune la distribution. Comme pour tout le secteur des fonds communs de placement canadien, le respect du caractère confidentiel de ces renseignements est pour Altamira un principe fondamental. Nous pouvons toutefois partager ces renseignements avec des tiers dans certaines circonstances limitées telles que les suivantes :

• Avec des entreprises tierces auxquelles nous confions le mandat de fournir des services à notre place. Nous leur communiquons alors les renseignements nécessaires pour le faire, par exemple pour traiter des données, préparer et envoyer des relevés, stocker des documents, produire des images numériques ou faire de la recherche sur les marchés. Nous interdisons à ces fournisseurs d'utiliser ces renseignements à des fins autres que pour fournir les services impartis, et de les divulguer à qui que ce soit. Altamira ne partage ces renseignements avec des tiers que dans la mesure nécessaire pour vous fournir le service à la clientèle de tout premier ordre que vous appréciez.

• Avec d'autres personnes. Si vous passez par l'entremise d'un conseiller financier ou d'un courtier inscrit pour acheter des parts d'un fonds Altamira, nous communiquons à cette personne des renseignements sur vous. Nous devons aussi communiquer à l'occasion avec d'autres institutions financières ou sociétés de fonds d'investissement pour recueillir les renseignements dont nous avons besoin pour administrer convenablement votre compte.

• Avec des affiliées d'Altamira. Pour vous faire bénéficier d'une gamme complète de produits et services, mais seulement avec votre consentement, nous pouvons partager des renseignements sur vous avec des membres de notre groupe, y compris notre société mère, la Banque Nationale du Canada, et ses filiales. Ces sociétés peuvent ainsi vous proposer des produits et services financiers pouvant vous intéresser.

  Ces affiliées peuvent vous proposer les produits et services suivants :

  • dépôts, prêts personnels et prêts hypothécaires ;

  • services de cartes de crédit, de débit et de paiement ;

  • services de gestion de portefeuille et de gestion financière ;

  • services de courtage ;

  • services de fiducie et de garde ;

  • services d'assurance ; et

  • autres produits et services connexes.

• Lorsque la loi l'autorise ou l'exige. Altamira peut être tenue de communiquer des renseignements personnels en application de lois ou règlements, d'une ordonnance ou d'une assignation judiciaire, d'une mise en demeure, d'un mandat de perquisition, ou autre ordre contraignant.

  Nous devons aussi communiquer des renseignements personnels à nos comptables, vérificateurs, mandataires et avocats chargés d'exécuter ou de protéger nos droits.

  Nous devons communiquer des renseignements personnels à diverses autorités dont nous relevons, notamment dans le but de prévenir les fraudes, le blanchiment d'argent ou d'autres activités illégales ou immorales. Altamira est, par exemple, membre de l'Association canadienne des courtiers en fonds mutuels (ACCFM), l'organisme d'autoréglementation qui régit tous les courtiers en fonds communs de placement du Canada. L'ACCFM peut à l'occasion vouloir accéder à des renseignements personnels sur des clients, des employés, des mandataires, des administrateurs ou des dirigeants d'Altamira à diverses fins telles que les suivantes :

  • Vérification périodique du respect de la réglementation ou autres obligations ;

  • Enquêtes relatives à des infractions à la réglementation ;

  • Application de mesures disciplinaires ;

  • Maintenance de bases de données réglementaires ;

  • Collecte et échange de données avec d'autres organismes compétents en matière de commerce des valeurs mobilières (p. ex., la Commission des valeurs mobilières d'Ontario).

  L'ACCFM et les autres organismes de réglementation s'assurent ainsi qu'Altamira respecte rigoureusement toutes ses obligations légales et morales envers ses clients.

• Réorganisations d'entreprise Il se peut que, dans le cadre de sa croissance, Altamira soit appelée à réorganiser ou rationaliser certains aspects de son exploitation. Étant donné la place importante que nos relations avec nos clients occupent dans nos activités, il se peut que nous devions transmettre des renseignements personnels à des tiers en cas de fusion, de réorganisation, de transfert ou de refinancement de certains éléments de notre entreprise.

5. Où conservons-nous ces renseignements ?    Haut de la page

Les renseignements vous concernant sont enregistrés et conservés sous forme de documents électroniques ou de microfiches, ou sur papier, au siège social d'Altamira à Toronto.

Les membres du personnel attachés aux diverses succursales d'Altamira au Canada peuvent accéder à ces renseignements par des moyens électroniques. Les succursales peuvent aussi garder des documents sur papier contenant des renseignements sur vous. Enfin, la société peut conserver des documents sur papier dans des entrepôts situés hors de ses locaux à Toronto.

Par ailleurs, des renseignements vous concernant peuvent aussi être stockés ou entreposés à l'extérieur pour en permettre la récupération en cas de sinistre.

6. Comment ces renseignements sont-ils protégés ?    Haut de la page

Nous ne négligeons aucun effort pour assurer la protection des renseignements que nous avons sur vous et nous utilisons pour le faire diverses restrictions matérielles et électroniques. Altamira fait faire chaque année par un organisme indépendant une vérification de l'efficacité de ce dispositif de sécurité, qui doit atteindre ou dépasser les normes sectorielles.

Ce dispositif de protection contre tout accès non autorisé comprend, par exemple, les mesures suivantes :

• Lorsqu'ils parlent avec vous par téléphone, nos représentants demandent chaque fois une confirmation de votre identité ;

• Les utilisateurs du service AltaAccès en direct doivent s'identifier à la page d'accueil avant d'accéder par Internet aux renseignements sur leur compte ;

• L'accès à votre compte et aux données requises pour entrer en communication est protégé par des coupe-feu de haute sécurité ;

• Nous reconfirmons l'identité de votre ordinateur chaque fois que vous demandez à accéder à une nouvelle page d'AltaAccès en direct ;

• Un codage garantit la sécurité des données entrantes et sortantes sur les comptes et des autres renseignements personnels transmis par AltaAccès en direct ;

• Nous examinons avec soin les ordonnances et autres demandes judiciaires que nous recevons pour en confirmer la validité. Nous ne communiquons que les renseignements personnels que nous sommes légalement tenus de transmettre aux termes de demandes de ce genre ;

• Tous les employés d'Altamira reçoivent une formation appropriée sur la façon de traiter et de protéger les renseignements personnels pour éviter tout accès non autorisé ; et

• Altamira vérifie régulièrement ses méthodes et mesures de sécurité touchant la protection des renseignements personnels pour s'assurer qu'elles sont toujours efficaces.

Nous ne négligeons aucun effort pour entretenir un environnement parfaitement sécurisé pour le stockage et le traitement de vos données mais vous pouvez aussi prendre vous-même diverses mesures pour les protéger. Voyez à ce sujet Protection de votre ordinateur personnel.

7. Que fait Altamira pour limiter l'utilisation de ces renseignements ?    Haut de la page

L'accès aux renseignements personnels par les employés d'Altamira et de ses fournisseurs est strictement limité aux personnes qui ont besoin de ces renseignements pour vous fournir les produits et les services demandés.

Les renseignements personnels ou financiers ne sont jamais utilisés que pour vous servir dans les meilleures conditions et pour tenter de mieux répondre à vos besoins.

Nous ne demandons ou recueillons que les renseignements dont nous avons besoin pour vous servir et pour nous conformer à la loi et aux règlements.

8. Comment Altamira recueille, utilise et protège-t-elle les renseignements reçus par Internet ?    Haut de la page

• Visites à nos sites d'information Lorsque vous accédez à l'un de nos sites d'information pour naviguer à travers son contenu, nous savons quelles pages vous avez amené à votre écran et lesquelles vous avez téléchargées, l'adresse du site par lequel vous êtes passé avant d'arriver au nôtre et votre adresse Internet. Mais nous n'utilisons ces renseignements que pour établir des statistiques générales (par exemple le nombre total de visites reçues). Nous n'essayons jamais de connaître votre identité.

  Par exemple, les renseignements recueillis sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site, sur les pages auxquelles ils s'attardent et sur celles qui reçoivent le plus de visites nous permettent de modifier notre site pour qu'il réponde mieux à vos besoins et pour en faciliter l'accès. Nous ne gardons aucun renseignement personnel.

  Nos sites comportent plusieurs calculateurs financiers ou outils d'évaluation (l'InvestiGuide, par exemple) destinés à vous aider à prendre des décisions. Les données que vous indiquez ne sont pas enregistrées et rien ne les relie à vous. Nous ne les utilisons que pour choisir une répartition appropriée de vos actifs et pour faire des comparaisons avec votre portefeuille.

• Témoins (Cookies) Les témoins sont des petits fichiers textes qui sont introduits dans votre ordinateur quand vous accédez à un site Web.

  Il y en a de deux sortes : les  témoins « de session » et les témoins « persistants ». Les premiers ne recueillent des données que pour la durée de la visite. Ils ne s'introduisent pas sur votre disque dur mais seulement dans la mémoire de votre ordinateur. Ils disparaissent dès que vous quittez le site. Les sites d'Altamira n'utilisent actuellement aucun témoin de ce genre.

  Les témoins persistants s'introduisent sur votre disque dur et ils y restent tant qu'ils ne sont pas expirés ou effacés. Nous en utilisons pour retenir des données générales non confidentielles, dans le but d'améliorer notre site (p. ex., quelles sont les pages les plus visitées). Quand vous allez à www.altamira.com, si votre navigateur vous le demande, nous vous recommandons d'accepter les témoins . Vous pouvez naviguer sur www.altamira.com en REFUSANT les témoins, mais vous vous priverez alors des avantages de la personnalisation que permettent d'obtenir ces témoins. Vous pouvez vérifier l'état actuel de vos témoins à www.altamira.com. Vous pouvez aussi accepter les témoins pour que vos préférences soient mémorisées d'une visite à www.altamira.com à la suivante, par exemple, pour amener automatiquement à l'écran la liste des fonds de votre portefeuille. D'ailleurs, l'on vous demandera si vous désirez « sauvegarder vos préférences » ; le site n'enverra pas à votre ordinateur de témoins contenant les données requises à moins que vous l'autorisiez.

• Opérations en direct  Lorsque vous adhérez au service des opérations en direct, les renseignements que vous donnez nous permettent d'identifier les comptes Altamira auxquels vous désirez avoir accès par Internet et à définir les services accessibles.

  Chaque fois que vous utilisez ce service, votre identité est notée à l'ouverture et à la clôture de la session. Nous relevons les changements dans les services pour lesquels vous êtes inscrit et les modifications que vous avez indiquées dans les renseignements sur vous. Pour certains services, vous devez donner une adresse électronique pour recevoir des avis d'envoi de documents ou de confirmations. Ces renseignements sont exclusivement utilisés pour vous annoncer la disponibilité de publications, de relevés de compte ou d'avis d'exécution, ou pour communiquer avec vous si nous avons besoin d'explications à propos d'un ordre que vous avez donné.

• Courriel Lorsque vous nous envoyez un message électronique, nous vous envoyons la réponse à cette adresse et nous gardons les deux messages pour nous y reporter au besoin par la suite.

  Si vous avez demandé une analyse d'un portefeuille (par l'InvestiGuide), nous y ferons suite à cette adresse.

  Si vous nous avez demandé d'ajouter votre nom à notre liste d'envoi de documents périodiques, vous pouvez ensuite annuler cette demande à tout moment (suivez les instructions d'annulation que contient chaque envoi).

  Enfin, n'oubliez pas que le courrier Internet n'est généralement pas codé. Quand vous envoyez des renseignements confidentiels par Internet, assurez-vous que la transmission est sécurisée. Soyez prudent quand vous envoyez des courriels ; n'indiquez aucun renseignement confidentiel (p. ex., des numéros de compte) dans le corps du message.

9. Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels ?    Haut de la page

Sauf dans des circonstances particulières, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous avons sur vous. Vous pouvez aussi en contester l'exactitude et l'intégralité. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours suivants. Peut-être, toutefois, ne pourrons-nous pas vous communiquer certains renseignements dans les circonstances suivantes :

• s'ils contiennent des renseignements sur d'autres personnes ou sur des questions assujetties à un privilège judiciaire ;

• s'ils contiennent des renseignements appartenant en exclusivité à Altamira ;

• s'ils sont liés à une enquête touchant une infraction à un contrat ou à la loi ; et

• en cas d'autre empêchement légal.

Vous pouvez librement annuler dans certaines circonstances votre autorisation de transmettre des renseignements vous concernant (par exemple, à des sociétés affiliées). Il suffit, pour le faire, de nous envoyer un courriel ou de nous téléphoner à l'adresse ou au numéro indiqués ci-dessous. Sachez toutefois que, en retirant ou révoquant votre autorisation, vous pourriez nous empêcher de vous fournir certains produits ou services.

10. À qui pouvez-vous vous adresser à propos de la protection de vos renseignements personnels ?    Haut de la page

• Altamira a confié à un Chef de la protection des renseignements personnels la responsabilité de s'occuper de toutes ces questions. Si vous désirez obtenir des renseignements ou faire des commentaires sur notre politique visant la protection des renseignements personnels ou sur d'autres points mentionnés dans ces pages, veuillez communiquer avec nous comme suit :

  Aux bons soins du Chef de la protection des renseignements personnels
  Par la poste : Services de placement Altamira Inc. 130, rue King ouest, Bureau 900 The Exchange Tower Toronto (Ontario) M5X 1K9		Par courriel : advice@altamira.com		Téléphone et télécopieur 1 800 263-2824 (partout au Canada) 1 800 361-2354 (au Québec) 416 507-7111 (téléc.)

• Nos représentants ou conseillers en gestion privée Vous pouvez aussi parler à l'un de nos représentants ou conseillers en gestion privée, partout au Canada. Ces personnes très compétentes pourront probablement répondre à la plupart de vos questions. Sinon, elles pourront les transmettre au Chef de la protection des renseignements personnels.

• Par ailleurs, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :

  Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
  Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 112, rue Kent Ottawa (Ontario) K1A 1H3 Tél : 613 995-8210 ou 1 800 282-1376 www.privcom.gc.ca		ou au Québec: La Commission d'accès a l'information 575, rue Amable, bureau 110 Québec (Québec) G1R 2G4 Tél : 418 528-7741 ou 1 888 528-7741